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2018.08.15

これを知っていれば行事の準備も楽になる!? 行事を円滑に成功させるための秘訣!

夏が終わると、秋には運動会や学芸会などたくさんの行事が待っております。ぜひ今後の行事を円滑に行うヒントにしてもらえると嬉しいです(*´∀`*)

こんばんは\(^o^)/

 

8月になりました!

8月といえば花火大会や夏祭りなど、みんなで楽しめる行事がたくさん!

特に夏祭りは、地域主催のものに限らず、保育園でも開催されており、

子どもたちや保護者の方と楽しい時間を共有できる貴重な時間ですよね♪

 

しかし前回のプール遊びと同様に、楽しい時間の裏で保育士さんは安全にトラブルなくイベントを行う責任があります!

 

責任やトラブルが嫌で、せっかくの楽しい夏祭りやイベントに対して後ろ向きになっている保育士さんに『行事を円滑に成功させるための秘訣』を、夏祭りを例にお教えしちゃいます♪

 

今回も全国で193園の保育園を運営する日本保育サービス様にその秘訣を聞いてきましたので、ぜひ参考にしてみてくださいね(`・ω・´)キリッ

 

イベントを円滑に行うポイントは『スケジュール立て』と『連携』!?

長期にわたるイベント準備のポイントは「何をいつまでにどうするか」

みなさんイベントの準備を行う時、まずは何から始めますか?

イベント内容によって多少違ってくると思いますが、準備を行う際まず決めたいこと、

それは「何をいつまでにどうするか」です!

 

何をいつまでにどうするのかを決める際、必要になるのが、

・取り組まないといけないこととその締切日のリスト

・担当同士の話し合い

の2つです。

 

園全体で話し合うことで、共通認識を持ち、イベントまでに園全体の一体感を保ちながら準備に取り組むことが出来ます!

 

共通の認識をもつと、どんないいことがあるの?

次に『取り組まないといけないこととその締切日のリスト』を担当者同士で話し合って組み合わせ、イベントまでのスケジュールを組み立てましょう!

長い期間準備が必要なものに取り組むときに、必ず問題になってくるのが、

スケジュールの遅れにより準備時間が充分に確保出来なくなることです。

 

スケジュールを全員で認識しておくことで予定通りに進める意識をもつことで、「時間が確保出来ない!」などの問題を事前に回避できます!

仮にスケジュール通りに行っていないときは、開催までの残日数をみて再度スケジュールを立て直していきましょう!

 

ではここで具体的に夏祭りのイベントを行うときのスケジュールたてをざっくり見てみましょう♪

 

※目安の日程は日本保育サービス様にお伺いした実際のスケジュールを参考にしております

スケジュールを組むまではしっかり取り組めたのに、ナゼか予定通りにいかなかったという経験をしたという方!

それは『確認不足』が原因かもしれません。

しっかりスケジュールをたてても、その通りに進められているのか確認を怠ると、スケジュールからズレているのに気づかず、もしくは見逃してしまうため、全体のスケジュールがズレて予定通りに進まなくなってしまいます。

せっかくたてたスケジュールをぜひ確認しながら進めてくださいね♪

スケジュール通り進めるために絶対に抑えたい『連携』とは!?

スケジュールの確認をして、「やばい!このままだとスケジュール通りに終わらないかもしれない!」と思うタイミングが必ずといっていいほど来ます!(これは筆者の経験上、きちゃう可能性が高いと思い書いております!笑)

 

そう感じた時、もしくはそう感じる前に大切なこと、それは保育士さん同士の連携です!

 

イベントや行事の際、担当になった保育士さんがひとりで抱え込み、仕事量が多くなってしまいがちです。

責任感から自分がしっかりがんばらないと!と思う方が多いのですが、重要なことはスケジュール通りに、仕事をやりきることです。

 

そのためには、保育士さん同士でしっかり連携し、仕事の分担や進捗を確認し合う、報告・相談を怠らないことが大切になってきます。

 

例えば新人保育士さんであれば、準備を進める前には必ず、見本を作成し園長や主任に確認してもらうように連携しましょう!

確認の時点で改善点が明確になれば、早めに修正することが可能になり、何度もやり直す手間を削減できます。

 

連携は保育士さんだけで終わらせないで!当日参加する保護者の方にもしっかりと!

イベントや行事は子どもたちだけではなく、保護者の方も楽しみにしてくれています!

多くの方に参加してもらうために、日程や当日のスケジュールを出来るだけ早く伝えましょう。

 

そして1度伝えるだけではなく、イベントや行事が近くなった際に何度か繰り返し伝え、保護者の方にも気持ちよく参加してもらえるようにしましょう (^o^)

 

事前準備はバッチリ☆当日をトラブルなく過ごすためのポイントとは!?

スケジュールをたて、保育士さん同士で連携し進め、準備バッチリの状態で迎えた当日!

トラブルなく進めるのがベストですが、一度に多くの人が集まる場では自然とトラブルが起こりやすくなります。

当日楽しくないと意味がない!そこで何に注意すべきなのでしょうか?

 

イベント参加者は子どもだけじゃない!保護者の方に楽しく参加してもらうためには?

①不明なことは出来るだけなくし職員の共通理解を!

一度に多くの人が園に集まります。そこで、「どこの列に並べばいいのかわからない」や「◯◯のイベントはいつからなの?」など不明なことが多いと自然とストレスが溜まってしまいます。

並ぶ場所や遊ぶ場所の導線を明確にしたり、イベント開始時間を放送で案内したりするなどし、出来るだけ混乱を避けましょう。

 

②起こりそうなトラブルを事前に伝え、保護者の方に注意してもらう!

人が多く集まるイベントでつきものなのが、トラブル!特にケガです。

子どもたちが走り回ってケガをしないように事前に保護者の方へ呼びかけましょう。

また、夏祭りなど飲食が関わる行事の際は、アレルギー児の配慮としてお菓子などの持参や食べ物のやり取りが行われないように伝えておくのも大切です。

 

③保育士さんの緊張を伝えずに心から楽しんでもらう♪

中には保護者の方がいると、いつもより緊張してしまい表情が硬くなる保育士さんもいるかもしれません!しかし!保育士さんが楽しんでいないと、子どもたちはもちろん、保護者の方も心配になってしまいます!

出来るだけ楽しい雰囲気や、表情、言葉をかけて、参加者全員に楽しんでもらえる雰囲気を作っていきましょう(*´∀`*)

 

そしてイベントや行事をする際、保護者の方以外に近隣住民の方にも協力してもらう必要があります!

近隣住民の方によっては、子どもの声が苦手な方もいるため、開催前に会の目的や賑やかになってしまう旨を伝え、不快感を最小限にするように努めましょう!

 

注意をはらったつもりが・・・トラブルが発生してしまった時の対応方法

どんなに注意をしていても、トラブルを0にすることはムズカシイです。

トラブルが起きてしまったときは、保育士さん同士が報連相を徹底したうえでできるだけ大きくならないように速やかに対応しましょう!

 

その他に注意しないといけないことは?

イベントや行事には多くの人が集まります。

中には、子どもたちの家族ではなく悪意をもった人が園内に侵入してくる可能性もあります。

不審者にいち早く気づくために、保護者の方には事前に名札などを配布し事前に事故防止となる対策に取り組みましょう。

 

まとめ

いかがでしたか?

今回はイベントを円滑に成功させるための秘訣をお伝えいたしました。

夏が終わると、秋には運動会や学芸会などたくさんの行事が待っております。ぜひ今後の行事を円滑に行うヒントにしてもらえると嬉しいです(*´∀`*)

 

▼日本保育サービス様の詳しい情報はこちら

http://www.nihonhoiku.co.jp/

 


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